Stampa piega e imbustamento

Qualche giorno fa mi arrivava una telefonata in azienda con cui un imprenditore mi chiedeva se fossi in grado di dimostrargli praticamente come avrebbe potuto risparmiare dei soldi delegando ad una azienda esterna il ciclo di stampa piega e imbustamento dei propri documenti cartacei. Chiaramente non potevo fornirgli subito alcuna risposta se non mi avesse prima fornito un po di numeri e caratteristiche della sua azienda.

Con una breve ma dettagliata email il professionista mi sottopone un quadro chiaro e analitico della sua attività. In sostanza l’azienda si occupa di fornire gas ad utenze private nel sud Italia, per conto di un’altra azienda più grande. Pertanto, la sua attività si identifica come un’intermediaria nella fornitura del gas. Per questo servizio, l’azienda è costretta a gestire la contabilità e l’esazione dei consumi delle forniture di gas effettuate direttamente dall’azienda madre.

In pochi mesi, quest’azienda è riuscita a raccogliere un discreto numero di clienti ottenendo naturalmente importanti risultati anche in termini di fatturato. Ma qui viene il punto. Ovviamente, l’organizzazione di quest’imprenditore non ha mai avuto come obiettivo principale quello di metter su un’attività industriale di stampa e imbustamento di fatture e bollette del gas. Nonostante tutto, sin dall’inizio, quest’azienda è riuscita a far fronte, con piccole macchine imbustatrici e stampanti laser da scrivania, a predisporre alcune centinaia di fatture al mese senza problemi.

Il vero problema, se così lo vogliamo chiamare, arriva nel 2017, quando la raccolta clienti da parte degli agenti di commercio ottiene risultati più che soddisfacenti e a suo dire anche inaspettati, portando a casa circa 25000 clienti totali. Ora però bisogna risolvere il problema della stampa piega e imbustamento delle fatture mensili da recapitare alle utenze…

stampa piega e imbustamento

Stampa piega e imbustamento internamente (il problema)

La relazione tecnica inviatami dal titolare chiariva un pò tutto il flusso di lavoro gestito internamente fino a quel momento:

  • una persona era dedicata 8 ore al giorno alla stampa e alla piegatura (a mano) delle fatture, costituite tra l’altro da numero di pagine variabili e non fisso per ogni cliente;
  • una seconda persona dipendente provvedeva a imbustare con una piccola imbustatrice da tavolo centinaia di bollette al giorno con numero massimo di pagine fino a 2. Oltre le 2 pagine le fatture dovevano essere imbustate manualmente per un limite operativo dell’imbustatrice;
  • molto spesso succedeva il guaio più antipatico. In alcune buste, visto che è umano sbagliare, finivano alcune pagine di un cliente e altre di un altro cliente. Lascio immaginare la faccia di quest’ultimo una volta ricevuta a casa la bolletta, e per giunta anche in scadenza;
  • insieme i due operatori provvedevano ad incollare i francobolli su ogni busta, solo ultimamente si erano dotati di una piccola affrancatrice da tavolo. Spesso però, e soprattutto in periodi vicini alla scadenza della riscossione, l’affrancatrice aveva esaurito il credito postale, quindi inutilizzabile. Teniamo conto che per effettuare la ricarica del credito di una affrancatrice postale ci vogliono 2-3 giorni (lavorativi) tra tempi procedurali del bonifico e giornate di valuta per l’accredito sul conto corrente di Poste Italiane;
  • per finire, i due operatori a fine mese dovevano anche gestire i mancati recapiti con ulteriori spedizioni ai nuovi mittenti o indirizzi.

Soluzione proposta e ottimizzazione dei costi

A questo punto gli ho fornito io una relazione tecnico economica con cui gli ho dimostrato cosa potessi offrirgli in fatto di stampa piega e imbustamento della corrispondenza e quali potessero essere le percentuali di risparmio sui costi sostenuti da lui fino a quel momento, eseguendo l’attività internamente alla sua azienda.

Stampa piega e imbustamento delle fatture

Ho avuto il piacere di invitarlo in azienda e fargli toccare direttamente con mano tutto il processo di stampa e imbustamento così come avviene presso il nostro centro servizi. Mi aspettavo decine di quesiti sulle varie attrezzature e riguardo i vari metodi di lavorazione adottati, e così infatti è stato. Il giro in azienda è servito soprattutto per dimostrargli quanto tutte le fasi di lavorazione fossero calzanti con le sue esigenze. Gli argomenti trattati durante la dimostrazione sono stati:

  • in che modo acquisiamo i flussi digitali da stampare, come ne verifichiamo l’integrità e soprattutto la corrispondenza dei contenuti per ogni singolo cliente/utenza;
  • in che modo vengono inviati i file digitali alle varie stampanti e come le stampe prodotte contestualmente vengono depositate sui vassoi pronte per essere piegate e imbustate;
  • come le imbustatrici automatiche prendono in pasto i documenti stampati, come applicano il procedimento di piegatura a zeta (Z) e come inseriscono i relativi fogli nella busta con finestre ed eventualmente personalizzata graficamente in base alle esigenze del cliente.

L’affrancatura delle buste dopo la stampa, la piega e l’imbustamento

Ho spiegato inoltre all’ospite, che sarebbe stato un peccato non concludere il ciclo di stampa e imbustamento dei documenti senza applicare l’impronta dell’affrancatura prevista, per di più, anche in base al peso di ogni busta (ricordarsi i casi di fogli variabili per ogni cliente).
Alla fine non rimane altro che la consegna della corrispondenza all’ufficio postale, pronta per essere recapitata ai rispettivi destinatari.

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