Possiamo affermare che ogni ente pubblico o privato ed ogni privato cittadino, che abbia per un motivo o per un altro una notevole quantità di documenti da consegnare, potrà usufruire dei numerosi servizi offerti ogni giorni riguardo l’imbustamento documenti.
Possiamo però dire che fra questi in maggioranza trovano convenienti tali servizi sicuramente i Comuni, le Municipalizzate, i Consorzi o comunque un gran numero di Enti del territorio italiano e non solo. I documenti da consegnare possono chiaramente subire anche il primo processo della filiera dell’imbustamento ovvero la stampa ricavabile da formati digitali diffusi oggi e forniti dal cliente stesso. Di certo è anche possibile ragionare sulla grafica e quindi sulla composizione dei documenti che subiranno i passaggi dell’imbustamento automatico.
Imbustamento documenti: come funziona
Volendo schematizzare un processo standard di imbustamento documenti secondo passaggi progressivi scriveremo così:
- Ricezione dei documenti direttamente dal cliente in formato digitale;
- Controllo di tutti i dati;
- Controllo della costruzione grafica e composizione dei documenti;
- Stampa di tutti i documenti sopraggiunti tramite sistemi ad alta capacità di stampa;
- Imbustamento documenti tramite processi automatizzati derivanti da macchine di ultima generazione;
- Affrancatura e successiva postalizzazione secondo autorizzazione di Poste Italiane;
- Rendicontazione dei materiali.
Imbustamento documenti per le grandi quantità
Molto consigliato è il servizio di stampa dei documenti che garantisce alta qualità grazie all’utilizzo di sofisticati sistemi dedicati, capaci soprattutto di produrre una quantità elevata di stampe nel minor tempo possibile. È sconsigliato quindi inviare presso un’azienda per l’imbustamento documenti del materiale cartaceo, visti anche i problemi che potrebbero derivare da questi: si pensi alla possibilità di smarrire i documenti e alla conseguente dilatazione dei tempi utili alla ricerca.
Tuttavia molte aziende offrono servizi di digitalizzazione e archiviazione partendo proprio da un documento cartaceo. Di conseguenza è intuibile come anche per l’imbustamento dei documenti vengono forniti servizi in grado di garantire tutti gli stadi della filiera, dalla digitalizzazione e stampa dei documenti fino all’ultimo stadio di postalizzazione, evitando quindi al cliente lo spiacevole compito di pensare individualmente alla consegna dei documenti recandosi presso un ufficio postale o contattando un qualsiasi corriere.
Imbustamento documenti: a chi è consigliato
Lo abbiamo già detto, tutti i servizi che vanno ad identificare l’imbustamento documenti risultano essere quindi di notevole efficacia e utilità per chiunque possegga grandi quantitativi di documenti da inoltrare, usufruendo peraltro di un servizio decisamente più veloce di un eventuale lavoro manuale e di una notevole efficienza e ottimizzazione delle uscite quantificabili in denaro.
Sarebbe di certo sconveniente semplicemente pensare di poter stampare, imbustare, affrancare e spedire notevoli quantità di documenti affidandone il compito ad un certo numero di dipendenti; basta infatti pensare che una persona riuscirebbe indicativamente ad imbustare un numero pressoché simile al centinaio di buste per ora.
Una macchina per l’imbustamento di ultima generazione supera agevolmente il migliaio di buste l’ora. Senza contare la possibilità di sommare un efficiente servizio di affrancatura (in accordo con Poste Italiane) e conseguente postalizzazione che farà risparmiare ulteriore tempo e denaro.
Solo notevoli vantaggi tramite un servizio di imbustamento documenti
I vantaggi superano quindi in numero gli svantaggi, i quali risultano pari allo zero. Scegliere l’imbustamento documenti affidandosi ad una specifica azienda rappresenta la scelta migliore che si possa fare oggi.