Imbustamento

Citando direttamente il significato di imbustamento riportato sul vocabolario Treccani leggeremo “Atto dell’imbustare, del mettere nella busta: procedere all’imbustamento della corrispondenza, delle riviste da spedire. Con riferimento a operazioni di imballaggio, sono usati anche, nel linguaggio degli spedizionieri, i sinonimi imbustazióne e imbustàggio.”. In questo articolo cercheremo di capire qualche cosa in più per quanto riguarda la stampa e imbustamento relativo a lettere e documenti vari e come viene svolto da aziende specializzate come la nostra.

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Imbustamento: come funziona ?

Volendo partire dall’ultimo interrogativo, diremo che chi oggi fornisce un efficace servizio di imbustamento sono aziende specializzate spesso nell’intera filiera, le quali procedono sin dall’acquisizione dei dati da trattare, in formato digitale o cartaceo, per passare poi all’inserimento del prodotto in busta fino alla spedizione del plico. Non è difficile infatti ricevere un servizio completo persino dell’intera realizzazione grafica del progetto commissionato. Stiamo parlando quindi di brand identity che verrà poi inclusa quale servizio accessorio ai prodotti da imbustare. È così che l’intero iter si completa con la chiusura e affrancatura della busta e la conseguente spedizione. Quest’ultima affidata spesso all’ufficio postale (con tipologie e tariffe postali quali la Posta4, la Posta Massiva, la Postatarget, la Posta1 e la Posta Raccomandata). Non è difficile riscontrare anche casi in cui la spedizione è affidata ai vari corrieri operanti sul territorio. Un’altra possibilità potrebbe essere quella di ricevere, al proprio domicilio aziendale, tutto il materiale già imbustato e quindi pronto per la consegna. Consegna che verrà effettuata direttamente dal cliente attraverso canali di sua competenza e quindi in proprio. Ovviamente i processi iniziali vengono meno se si dispone già del materiale da imbustare e spedire. Possiamo prendere come esempio quelle aziende che con il proprio sistema gestionale, provvedono già alla generazione delle stampe in formato digitale (pdf, word, ecc). Questo tipo di cliente si affida alle aziende come la nostra limitatamente alle operazioni di stampa e imbustamento della corrispondenza.

Chi ha bisogno del servizio di imbustamento ?

Non esiste alcuna distinzione invece sui possibili clienti che potranno rivolgersi ad una azienda come la nostra che garantisca i principali servizi di imbustamento. I servizi di imbustamento sono dedicati sia ai privati, professionisti e non, sia alle piccole e medie imprese che potranno delegare le aziende di cui sopra per contenere i costi di imbustamento e spedizione se praticati privatamente. Immaginiamo quanto sia comodo ed economicamente vantaggioso servirsi di un’azienda che garantisce tale servizio invece che dedicare risorse umane e strumentali per gestire un’attività di questo tipo interamente.
La disponibilità dei servizi praticati da aziende specializzate nel settore dell’imbustamento presenta quindi grosse potenzialità visto che spesso la possibilità di acquistare un servizio completo che sviluppa l’intera filiera, dalla busta aperta alla spedizione e consegna, garantisce un notevole guadagno sia in termini di tempo che in termini di risparmio economico. Si pensi alle piccole e medie imprese che potrebbero ragionare sull’imbustamento in maniera del tutto “privata”. Inevitabilmente, in caso di grandi numeri, la cosa risulterebbe essere sconveniente sotto ogni punto di vista.

Imbustamento: anche i privati possono trovarlo conveniente

Diverso può essere invece il caso dei privati. Infatti, basterà valutare la differente qualità ed efficacia dei servizi praticabili, nel caso di un imbustamento di piccole quantità, per accorgersi che potrebbe essere conveniente sbrigare il tutto personalmente, poi se le quantità dovessero aumentare sarebbe consigliato contattare una delle numerose aziende come la nostra, disponibili anche online. Il servizio garantisce un elevato livello di qualità ed efficienza, probabilmente non dovreste pensarci due volte.

I vantaggi offerti da un particolare servizio di imbustamento sono quindi notevoli, fatte le dovute considerazioni sarete quindi in grado di scegliere cosa fa per voi, se un servizio di imbustamento che segua l’intera filiera, se acquistare invece una tipologia di servizio ridotta o se appoggiarsi al far da sé.

Imbustamento delle lettere

Esistono oggi aziende specializzate nella preparazione di buste pronte per l’imbustamento delle lettere e capaci di seguire l’intero processo che potremmo visualizzare in una busta aperta inizialmente che diventa chiusa con contenuto all’interno alla fine.

Diversi servizi offerti oggi, disponibili anche online, prevedono che venga resa disponibile l’intera realizzazione grafica dell’intero progetto da imbustare, partendo quindi dalla brand identity per ciò che riguarda il logo aziendale, la carta intestata da questo derivante, i conseguenti biglietti da visita e così via fino ai normali volantini o le più comuni circolari e lettere commerciali. Una volta scelto il supporto di stampa (il materiale che più si adatta alle esigenze dell’acquirente) la grafica viene stampata e il processo continua secondo un iter che prevede la piegatura e l’imbustamento vero e proprio fino all’applicazione dei dati per la spedizione sulle buste seguita da eventuale affrancatura, chiusura della busta e consegna all’ufficio postale.

È chiaro che se si dispone del materiale già pronto, se la parte grafica è già di vostro possesso e avete tutto già stampato si riducono i processi applicabili dovendo soltanto rivolgersi ad un’azienda terza per la sola pratica di imbustamento e ciò che viene dopo, dati di spedizione, chiusura busta, affrancatura e consegna all’ufficio postale.

Imbustamento massivo

I canoni dell’imbustamento massivo prevedono che ogni busta sia in grado di contenere una grande quantità di materiali e quindi la possibilità che ogni busta possegga differenti materiali personalizzati, oltre al fatto che un imbustamento di tipo massivo prevede l’invio di un numero elevato di corrispondenza difficilmente gestibile da un privato ma molto spesso utile alle grandi aziende.

Non mancano quindi tipologie di azienda capaci di realizzare complesse operazioni di imbustamento, si pensi per esempio a tutte quelle tipologie di documenti multi pagina, alle fatture, ai bollettini postali e alle spedizioni differenziate per target. Interessante anche la sempre più diffusa possibilità di intervenire in stampa direttamente sulla busta stessa migliorandone l’efficacia promozionale che ogni singola busta in questo modo è in grado di comunicare.

I più avanzati sistemi di qualità e di controllo permettono inoltre che gli errori siano banditi sia nel caso di buste bianche dove viene stampato l’indirizzo del destinatario e i dati del mittente, sia nel caso delle buste con finestra dove a rivestire quest’ultimo compito sarà la lettera interna.

Servizio di imbustamento

Tutti i principali servizi di imbustamento sono dedicati sia ai singoli privati, siano questi professionisti o semplici clienti del settore, sia alle piccole e medie imprese con necessità di spedizione di lettere e pubblicità nel minor tempo possibile, nella maggiore efficienza e sotto il migliore punto di vista economico. Si pensi infatti che spesso, visti i grandi numeri da dedicare alla spedizione, non si ha molto tempo da dedicare alle attività di imbustamento; servirsi di un partner esterno che svolge al meglio questo compito risulterà quindi la scelta migliore e probabilmente la più vantaggiosa, anche come si diceva dal punto di vista economico.

Oltre alla possibilità di completare il servizio di imbustamento con la consegna e quindi la spedizione tramite l’ufficio postale dedicato si può anche decidere di farsi recapitare a casa il materiale pronto per la consegna direttamente al domicilio del cliente il quale si dedicherà personalmente e attraverso i propri canali per la distribuzione locale delle buste ricevute.

Tutte le aziende di imbustamento prevedono inoltre la spedizione tramite tutte le tipologie e tariffe postali come ad esempio la comunissima Posta4, la Posta Massiva di cui parlavamo più sopra, la Postatarget, la Posta1, la Posta Raccomandata e l’atto giudiziario tramite le specifiche buste verdi atti giudiziari.

Imbustamento: stampa lettere

Se siete invece dei privati che ritenete valido il sempre attuale invio di una lettera, il servizio di stampa di lettere è spesso praticato da tipografie che prevedono tra i numerosi servizi di stampa anche quello della stampa di cartoline mailing. Le operazioni di imbustamento per piccole quantità probabilmente nel caso di privati potrebbero anche essere praticate autonomamente senza che ci sia bisogno dell’intermediazione di nessuna azienda specializzata in tale campo di applicazione.

Tuttavia ancora oggi si ravvisa un crescente numero di aziende, per lo più le piccole aziende a vocazione familiare, che usano fornire auguri e garantire servizi tramite l’invio di poche lettere verso altrettanti domicili, in questo caso i servizi di imbustamento di cui parlavamo potrebbero venirvi in soccorso.

Attenzione però anche alle grandi imprese legate al commercio che spesso utilizzano servizi di posta massiva e di invio di grandi numeri di buoni acquisto servendosi di buste bianche e cartoline al loro interno per un’efficace e sempre valida attività di marketing legata alla carta stampata. In questo caso è d’obbligo servirsi di aziende specializzate nella stampa, imbustamento e spedizione di un gran numero di buste.

Volendo a proposito dare un’occhiata ai costi possiamo dire che le spese di imbustamento praticati da aziende operanti nel settore sono spesso irrisori soprattutto se le buste contengono poco materiale al loro interno. Altro motivo per considerare seriamente la possibilità di servirsi di tali opportunità.

Imbustamento e spedizione

Abbiamo analizzato le peculiarità dei servizi di imbustamento e spedizione, ora sapete che esistono servizi specifici che seguono l’intera filiera che come dicevamo può anche partire dalla elaborazione grafica dei materiali da inviare ma che trova nell’imbustamento e nella successiva affrancatura e spedizione un elemento valido che fa guadagnare tempo e denaro, spesso utile da investire in altri campi soprattutto quando parliamo di aziende dai grandi numeri.

Per i privati, analizzate bene la situazione prima di procedere e valutate quale sia la strada migliore da percorrere, se dedicarsi al “fai da te” per l’imbustamento o se delegare tutto il lavoro ad una specifica azienda che vi garantirà qualità e un servizio impeccabile.

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